數(shù)電票，即全面數(shù)字化的電子發(fā)票，截至目前數(shù)電票全國試點的省、市、自治區(qū)已達26個。作為金稅四期中的重要組成部分，數(shù)電票與不久前公布的電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，引起行業(yè)廣泛關(guān)注。而有關(guān)數(shù)電票及電子憑證管理、報銷、入賬、存檔等問題也一度成為熱議話題。

(相關(guān)資料圖)

6月15日，合思直播間邀請合思BI產(chǎn)品負(fù)責(zé)人、CMA、前用友集團管理會計專家巨本省，合思產(chǎn)品總監(jiān)葛秋莎，共同帶來《數(shù)電票新政解讀與企業(yè)應(yīng)對思路》主題分享，分析了數(shù)電票試點與電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等對企業(yè)經(jīng)營管理帶來的多重挑戰(zhàn)，分享了從收票、管理、報銷、入賬、歸檔到BI分析的最佳實踐路徑，并回答了有關(guān)數(shù)電票的熱點問題。

以下為直播分享實錄（已精簡）：

數(shù)電票是電子會計憑證的一種，除此之外還有機票、火車票、銀行回單等。衍生來看，未來的電子合同等非稅憑證都將屬于電子會計憑證，而這些電子化的憑證也都將納入到整體的數(shù)字化建設(shè)中。以一次出差為例，機票、火車票等票據(jù)，在開票、數(shù)票、寄票等各個環(huán)節(jié)的處理成本居高不下，進而也會影響整體業(yè)務(wù)的推進效率。因此，推動行程單和火車票電子化備受人們關(guān)注。電子行程單在技術(shù)方面并沒有很高的門檻，而推廣電子行程單背后的意義更為重要，它關(guān)乎著整個國家的稅務(wù)體系建設(shè)。

01

數(shù)電票試點加速，非稅票納入監(jiān)管

當(dāng)前，金稅四期要實現(xiàn)從“以票管稅”向“以數(shù)治稅”的精準(zhǔn)監(jiān)管轉(zhuǎn)變，數(shù)電票與其他電子會計憑證是數(shù)據(jù)的關(guān)鍵來源。下圖所示是數(shù)電票試點的推進進程，到2023年這一試點推廣明顯提速。

金稅四期原計劃到2025基本實現(xiàn)全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素的發(fā)票電子化，但是按照現(xiàn)在的推進速度和趨勢，到2024年預(yù)計可以實現(xiàn)全面鋪開。

近日，財政部等多部委聯(lián)合公布了9類電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：增值稅電子發(fā)票（含增值稅電子普通發(fā)票和增值稅電子專用發(fā)票）、全面數(shù)字化的電子發(fā)票、電子發(fā)票（鐵路電子客票）、電子發(fā)票（航空運輸電子客票行程單）、財政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單。

值得注意的是，此次電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)將非稅票據(jù)納入其中。其實，金稅四期是在金稅三期基礎(chǔ)上納入了對“非稅”業(yè)務(wù)的監(jiān)管，比如殘保金、高速公路票據(jù)、工會經(jīng)費等。非稅業(yè)務(wù)、全票種覆蓋、銀行回單覆蓋等共同作用實現(xiàn)了“對業(yè)務(wù)更全面監(jiān)控”。而各部委、人民銀行以及商業(yè)銀行等參與機構(gòu)之間信息共享和通道核查，可實現(xiàn)企業(yè)相關(guān)人員手機號碼、企業(yè)納稅狀態(tài)、企業(yè)登記注冊信息核查三大功能，這使得現(xiàn)代化稅收征管系統(tǒng)進一步增強。簡言之，未來的企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)將更加透明、監(jiān)控更加全面，同時，稅務(wù)稽查也會更嚴(yán)格、更精準(zhǔn)。

02

解放重復(fù)工作，財務(wù)數(shù)字化勢在必行

2021年初，數(shù)電票首次亮相，作為敏捷的財務(wù)收支管理平臺，合思自同年起就深入?yún)⑴c數(shù)家大型集團企業(yè)、科研機構(gòu)的試點工作，并助力企業(yè)成功完成了收票試點；同時，合思與地方政府緊密合作，與多家標(biāo)桿客戶企業(yè)共創(chuàng)試點方案。

在方案共創(chuàng)過程中，合思總結(jié)實踐經(jīng)驗、找到實踐與政策理論之間的差距，并與解決方案一并上報相關(guān)機構(gòu)，部分意見和建議被充分吸收和接納。具體總結(jié)如下：

1、參與制定發(fā)票管理數(shù)據(jù)歸集規(guī)則

數(shù)電票的新數(shù)據(jù)規(guī)范中不僅包括發(fā)票本身的信息，也包括發(fā)票的管理信息，例如其關(guān)聯(lián)的合同、銀行憑證等。企業(yè)的管理模式不一，有的業(yè)務(wù)類型較多，有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)復(fù)雜，要求所有企業(yè)采取一致性的流程顯然是不現(xiàn)實的。但是，如果完全放棄中間過程的管控，又將與監(jiān)管的目的背道而馳。那么，在哪些必要環(huán)節(jié)傳遞哪些必要數(shù)據(jù)，將成為數(shù)電票政策亟待明確的關(guān)鍵問題。

2、推動電子會計憑證歸檔單軌單套制落地

大多數(shù)改革需要逐步落地，目前紙電混合并行的檔案管理模式可能會持續(xù)若干年，但檔案管理方式演化的終點必然是“單軌制+單套制”。因此，合思預(yù)判將從現(xiàn)在的“雙軌制+雙套制”先過渡至“雙軌制+單套制”，而“單軌制+單套制”是合思一直堅信的未來演進方向。

3、銷項票的處理流程

目前，政策中僅明確了進項票如何記賬與歸檔，但對于數(shù)電票的銷項票如何操作尚未給出指導(dǎo)規(guī)范。針對這一部分，合思將與官方的專家領(lǐng)導(dǎo)和行業(yè)內(nèi)專家共創(chuàng)，提出建設(shè)性意見。

4、個人電子憑證賬戶的建立與應(yīng)用

電子發(fā)票推出以來，在開票企業(yè)開具發(fā)票時，接收端企業(yè)的稅務(wù)賬戶會立即收到這張電子發(fā)票。但是，對于收票企業(yè)而言，系統(tǒng)內(nèi)存在大量沒有與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的發(fā)票，不僅不會幫助企業(yè)更好地管理發(fā)票，反而增加了大量非必要的工作量。而建立個人電子憑證賬戶，使之與企業(yè)、開票過程進行關(guān)聯(lián)，將輕松解決這一問題，數(shù)電票將驅(qū)動企業(yè)財務(wù)管理能力進一步提升。

5、推動國稅向納稅人全面開放電子憑證相關(guān)接口

除了規(guī)模足夠大且經(jīng)過復(fù)雜、緩慢流程申領(lǐng)拿到接口直連權(quán)限的企業(yè)，大部分企業(yè)仍需通過第三方平臺提供的爬蟲爬取方案、獲取信息，這種方式安全性不高、風(fēng)險大、性能不穩(wěn)定。一旦全面電子化，潛藏的涉稅風(fēng)險與對效率的負(fù)面影響會被無限放大，成為阻礙變革的重要因素。因此，推動國稅向納稅人全面開放電子憑證相關(guān)接口是接下來改革的關(guān)鍵部分。

03

數(shù)電票優(yōu)勢明顯，三大變化應(yīng)關(guān)注

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票、電子發(fā)票相比，數(shù)電票的優(yōu)勢明顯：

領(lǐng)票流程更簡化。納稅人不再需要預(yù)先領(lǐng)取專用的稅控設(shè)備，通過“賦碼制”取消特定發(fā)票號段申領(lǐng)；通過“授信制”自動為納稅人賦予開票總額，實現(xiàn)開票“零前置”。新辦納稅人都可“開業(yè)即可開票”，非常人性化。

開票更便捷。納稅人當(dāng)前仍需登錄多個平臺才能完成發(fā)票的開具、交付、查驗、用途勾選等全部流程，未來可直接在電子發(fā)票服務(wù)平臺完成全部操作；同時數(shù)電票也將不再受發(fā)票張數(shù)限制，在開票總額度的控制下按需開具，開票時才扣減額度。

多種文件格式供不同場景使用。想快速查閱內(nèi)容可選用PDF和OFD格式的文件，存儲環(huán)節(jié)想節(jié)省空間可使用XML格式的文件，文件的各種格式可通過工具包進行自由切換，大大提升使用的便利性。

盡管數(shù)電票為納稅人帶來了切實的便利，但是企業(yè)在發(fā)票管理、報銷、入賬、歸檔、存儲等環(huán)節(jié)迎來了新挑戰(zhàn)，具體變化如下：

1、發(fā)票管理形式的變化

短期內(nèi)，數(shù)電票、電票、紙票將并行，企業(yè)需具備處理發(fā)票并行的能力。同時，發(fā)票的后續(xù)處理流程也需要梳理清晰。

2、報銷入賬流程的變化

當(dāng)前，企業(yè)的業(yè)財融合建設(shè)迫在眉睫，而業(yè)務(wù)流程重塑更為迫切。數(shù)電票背后承載的信息不只是簡單的發(fā)票信息，還包括了大量的管理信息，諸如業(yè)務(wù)信息、付款情況等。如果業(yè)務(wù)流程不夠簡潔高效，就會依賴業(yè)務(wù)或者財務(wù)人員手動維護，既不經(jīng)濟也不效率，甚至?xí)斐珊弦?guī)風(fēng)險。

3、發(fā)票電子存檔的變化

“財會6號文”中明確規(guī)定了符合檔案管理要求的電子會計檔案必須保存電子原文件，可不再另以紙質(zhì)形式保存。這意味著數(shù)電票、電子會計憑證等長期保管的可用性、長期性、安全性、合規(guī)性會面臨新的挑戰(zhàn)。

04

數(shù)電票收票端流程，“四流合一”更合規(guī)

結(jié)合上述政策指導(dǎo)文件與共創(chuàng)方案的經(jīng)驗，合思將整體業(yè)務(wù)流程梳理如下：

在收票環(huán)節(jié)，如果收到紙質(zhì)發(fā)票，處理流程應(yīng)與原先的管理流程保持一致，有序完成寄收、復(fù)核、裝訂、歸檔等；如果收到傳統(tǒng)電子發(fā)票，可通過系統(tǒng)在線收票或者通過OCR識別提取到票面信息；如果收到數(shù)電票，可直接在線收票并提取票面信息。而后續(xù)的業(yè)務(wù)流程不會發(fā)生較大變化。

●在線接收數(shù)電票和電票后，系統(tǒng)內(nèi)完成驗真查重，防止收到錯票、假票和重復(fù)票等；

●已確認(rèn)發(fā)票匯入發(fā)票池，相關(guān)發(fā)票推送至報銷報賬流程，同步歸集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；

●報銷流程結(jié)束后，發(fā)起付款結(jié)算，支付完成后收到電子銀行回單，并同步歸集；

●同步至核算系統(tǒng)，入賬、制證，最后導(dǎo)入電子會計檔案系統(tǒng)進行歸集、存儲。

在這一過程中，發(fā)票、業(yè)務(wù)，銀行回單、憑證等數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)“四流合一”，通過合思BI分析系統(tǒng)可視化、多維度地對企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行沉淀和呈現(xiàn)，為企業(yè)經(jīng)營策略調(diào)整提供數(shù)據(jù)支撐。

05

企業(yè)最關(guān)心的三個問題，這里有答案

Q1

XBRL、XML、OFD、PDF各種文件是什么關(guān)系？

開具的XML文件是數(shù)電票的載體，而數(shù)電票本質(zhì)是一串字符。值得特殊說明的是，之前的PDF格式電子發(fā)票試點最終會被XML格式的數(shù)電票取代。就文件儲存空間而言，一個PDF格式文件約200kb，但承載同樣信息的XML文件只有2kb，即存儲同樣的信息內(nèi)容，XML文件只要PDF文件的1%的資源成本。我國的發(fā)票與電子會計憑證的數(shù)據(jù)量巨大，99%的資源節(jié)省將是PDF格式文件被替代的重要因素之一。

XBRL是特定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的XML文件，是用來記錄電子憑證間關(guān)系。我們看到的XBRL文件，其文件后綴是XML。需要強調(diào)的是，XBRL結(jié)構(gòu)的XML文件并不是數(shù)電票。在十四五規(guī)劃中，財政局要求審計數(shù)字化、信息化，再到數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其核心目標(biāo)是審計對象的本質(zhì)發(fā)生了改變，即從紙質(zhì)到電子。要實現(xiàn)審計數(shù)字化，一定要先完成財務(wù)檔案證據(jù)鏈的數(shù)字化。對于數(shù)字化的封裝，XML的細(xì)分格式——XBRL更利于解析 ，更便于封裝和加簽。因此，XBRL格式被率先推到這次試點上。XBRL文件可以抽象成紙票時代的曲別針，存檔前，財務(wù)人員會將對應(yīng)的單據(jù)、發(fā)票用曲別針固定在一起；而數(shù)電票時代，XBRL文件就是那個曲別針，把相關(guān)信息打包串聯(lián)在一起。

而數(shù)電票時代的OFD和PDF文件，是為了讓抽象的XML文件被人們看懂而存在的衍生品，其本質(zhì)仍然是數(shù)據(jù)。因此，我們可以總結(jié)：XML文件是數(shù)電票的本體；XBRL文件是國際化通用的電子曲別針；PDF和OFD是XML的可視化附件。

Q2

新的收票流程是什么樣的？

以一個典型的報銷場景為例，員工請客戶吃飯，餐廳需開具一張數(shù)電票。在開具瞬間，員工所在企業(yè)賬戶會多一張發(fā)票，但這張發(fā)票缺乏相應(yīng)的信息，以至于財務(wù)并不知道這一宴請行為是否合規(guī)，更無法進行下一步財務(wù)處理。

事實上，在開具發(fā)票的同時，員工可以通過郵箱、支付寶或者微信卡包等應(yīng)用，獲得一張PDF、OFD或者XML文件，再將這一文件上傳到報銷系統(tǒng)進行報銷報賬操作。系統(tǒng)會先判定文件的格式，如果是PDF或者OFD格式，會通過工具包自動轉(zhuǎn)成XML；如果是XML文件，則無需此項操作。如果員工上傳了不同格式的同一發(fā)票，會在查重驗真環(huán)節(jié)被攔截；如果是發(fā)送到郵箱，大部分報銷軟件也會支持從企業(yè)郵箱中自動讀取數(shù)電票并自動上傳系統(tǒng)，員工僅需填寫對應(yīng)的報銷單據(jù)即可。

提交報銷后，財務(wù)人員的操作流程幾乎與之前保持一致。在系統(tǒng)支撐下，省去了電票再打印的無意義工作，直接發(fā)起付款、記賬、歸檔即可。由于不再打印，電子憑證原件儲存顯得尤為重要，而XBRL文件會在系統(tǒng)內(nèi)自動生成，后續(xù)也會傳到電子會計檔案系統(tǒng)自動歸檔。

通過上述流程可得知，數(shù)電票政策下，企業(yè)只要使用適配了政策的系統(tǒng)，員工和財務(wù)可以做到無感。

Q3

XML文件如何存檔？如何合規(guī)？

隨著無紙化政策趨于明朗，“財會6號文”中明確指出必須存儲電子原文件。從企業(yè)合規(guī)角度看，使用電子會計憑證歸檔需要滿足以下四個要求：

第一，電子會計憑證需查驗其合法性與真實性，通過登錄稅務(wù)局網(wǎng)站校驗，或利用市面上成熟的工具、服務(wù)完成校驗。

第二，電子會計憑證的傳輸、存儲需安全可靠，對電子會計憑證的任何篡改能及時被發(fā)現(xiàn)。

第三，會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效地接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定的格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)；設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，能夠有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬的風(fēng)險。

第四，電子會計憑證的歸檔及管理應(yīng)符合《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局第79號令）等要求。事實上，第二和第三點是確保證據(jù)鏈的完整性，是合規(guī)歸檔的重要前提。即原始的申請單據(jù)，需要匹配對應(yīng)的時間、內(nèi)容，產(chǎn)生的消費和消費記錄，支付記錄等信息保持一致。隨后，系統(tǒng)再生成相應(yīng)的記賬憑證，最后完成存儲和歸檔。

綜上，金稅四期下，以數(shù)治稅、數(shù)電票取代紙票和傳統(tǒng)電票的趨勢確定無疑。如果說紙票是斧頭，數(shù)電票是電鋸，把企業(yè)生產(chǎn)比作砍樹，那么電鋸毋庸置疑是砍樹效率最高的工具。因此，企業(yè)在面臨生產(chǎn)工具的升級換代時，管理方法與手段也需要同步更新升級。對于企業(yè)而言，這是挑戰(zhàn)，也是機遇。只有通過全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的企業(yè)，才有可能在未來筑起更高的競爭壁壘。

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